Como utilizar o e-mail a seu favor
Você quer reduzir sua dependência do e-mail, mas o restante do mundo ainda insiste em lhe enviar 100 mensagens por dia. E você não está certo se deve cortar o uso de vez, ou diminuir só um pouco. Como você pode decidir quando utilizar o e-mail, e quando utilizar outros métodos de comunicação? Se você quiser reduzir a dependência do e-mail, aqui vão algumas dicas quando dizer sim (ou não) ao seu e-mail e de como utilizar essa ferramenta a seu favor:
Fonte: IDG Now!
Utilize o e-mail para mensagem que não podem esperar para serem "achadas"
"Se você nunca visita o site Jingle, então perderá mensagens importantes", diz o vice-presidente de serviços criativos da The Motley Fool, Jeb Bishop. "Se o prédio está pegando fogo, lhe enviaremos um e-mail de qualquer forma."
Utilize e-mails para se comunicar com clientes
"Provavelmente a maior razão pela qual nós utilizamos o e-mail é para interagir com os clientes", diz o fundador da Seva, Vas Maniatis. Por um lado, o e-mail é universal. De acordo com um relatório da ComScore, "o e-mail continua sendo uma das atividades mais populares da internet, atingindo mais de 70% da população online americana a cada mês."
Utilize o e-mail para documentação
Por questões legais, as companhias são obrigadas a gravar suas comunicações. O professor assistente na Virgínia Tech, Aditya Johri, diz que essa preocupação foi, aos poucos, deslocada do e-mail para outras formas alternativas de comunicação.
Utilize o e-mail para discussões privadas
Nem todo tópico precisa ser mencionado para todo o grupo. Quando o assunto é compensação ou reclamações, por exemplo, e-mails ainda são os reis.
Não utilize o e-mail se você estiver preocupado com a sobrecarga
Há muitas coisas. "Todo mundo chega a um ponto que está sobrecarregado ou sabem que estão prestes a ficar", diz o CEO da Shortmail, Dave Troy. "Nosso público alvo são pessoas que, mesmo que elas passassem o dia inteiro, todos os dias, respondendo e-mails, eles ainda não seriam capazes de continuar em frente."
Não utilize e-mail se você não consegue lidar com spams
Mensagens indesejadas contribuem significantemente para o penoso trabalho de "peneirar" e-mails. De acordo com a empresa de segurança Symantec, spams compuseram 68% de todos os e-mails enviados em 2011 (bem abaixo dos 90% em 2010).
Não utilize e-mail se você precisa achar uma resposta rápida
Quando você não sabe a quem perguntar, será preciso vasculhar o e-mail várias vezes antes de encontrar alguém que possa ajudar - isso se você encontrar. "Não há nada para se descobrir com e-mails", aponta o CEO da Yammer, David Sacks. "Ou eles são endereçados a você, ou não."
Não utilize o e-mail para conversas delicadas
E-mails são cheios de nuances e são facilmente mal interpretados. Um teste rápido: Se clicando em "Responder a todos" por acidente causaria um desastre, então é melhor você dizer o que precisa pessoalmente.Fonte: IDG Now!
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